Synthese tombola - Rotary-club Lavaur-Graulhet

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Informations concernant l'organisation de la tombola. (synthèse 2019 par Évelyne)

 J'ai remis hier soir à Marie-Hélène la liste des commerçants qui ont été démarchés l'an passé, les courriers d'introduction et les reçus (soit 250 photocopies couleurs imprimées chez Yann).
 Marie-Hélène gère l'équipe des membres qui collectent - René G. (136 lots en 2018 !), Mijo, Andrée G. principalement.
 J'ai commandé chez Rétif à Albi, les rouleaux films. Francis m'accompagnera chez Rétif pour l'enlèvement.
 Je prendrai également du Bolduc et des enveloppes blanches. Coût total : environ 150 €.
 André B, pour la 3ème année nous accueille chez lui - préparation et  stockage des lots.
 1ère réunion mardi 29 octobre avec Francis D., Martine G. et plus si besoin, installation et démarrage.
 réunions suivantes les mardis 5, 12, 19, 26 novembre et 3 décembre avec Marie-Hélène, Martine G., Jacqueline, Brigitte, Lene et Monique (cousine de Marie-Hélène), en fonction de leurs disponibilités et 5 au minimum à chaque fois.
 ENREGISTREMENT ET CONFECTION DES LOTS :
 Début novembre, je préparerai les enveloppes tombola (500), c'est-à-dire, coller les étiquettes (fournies et imprimées par Jean-Robert sur chaque enveloppe, mettre à l'intérieur les tickets numérotés,  les mettre sous élastiques par paquets de 20. Je ne fermerai pas les enveloppes pour juste avant la tombola identifier les enveloppes filles/garçons, vendues à part, et certains gros lots diffusés de façon régulière pendant toute le durée de la tombola et en fin de tombola pour inciter à la vente des dernières enveloppes.
 INSTALLATION ET PLANNING TOMBOLA
Mise en place des tissus et décoration pour l'estrade, de la table pour l'enregistrement et la vente des enveloppes (décoration du panneau de fond par Jean-Robert ?).
 Jeudi - 18 H : Jean-Paul, Martine et René ?, Francis D., Francis et Jackie ?, Brigitte ? et moi.
 Stockage des lots dans une fourgonnette mise à disposition par SUPER U comme l'an passé ?
 Vendredi  - 8H30 : transfert des lots par Jean-Paul et moi + voitures particulières si besoin.
 Vendredi  matin : classement par numéros pairs et impairs des lots sur l'estrade. Ce n'est pas facile, il faut du temps et beaucoup de patience. Mais, comme tous les ans, pour moi 8 ans, d'autres plus longtemps, l'équipe tombola est là et efficace et tout se met en place. Seront présents : Marie-Hélène, Martine et René, Brigitte, Jacqueline, Francis et moi.
 VENTE DES BILLETS (2 personnes) ET PRÉSENCE SUR L'ESTRADE POUR LA REMISE DES LOTS (2 personnes) et Marie-Hélène pour le pointage de la liste :
 Vendredi 5 décembre  - 14 H/19 H
 COLLECTE DES LOTS EXPOSANTS (2 lots par stand) : vendredi après-midi par 2 membres de l'équipe tombola, puis enregistrement, confection et transfert des lots sur l'estrade.
 Samedi  après-midi : Marie-Hélène, Martine et René ? , Jacqueline, Simone B., Lene et Jean-Louis, moi.
 Dimanche matin : à revoir.
 TENUE DE LA CAISSE: moi pendant toute la durée de la tombola.
  En fonction de toutes les informations données ci-dessus, je souhaite vraiment que la tombola se termine au plus tôt samedi en fin de journée et au plus tard dimanche matin. Nous sommes plusieurs à être fortement impliqués dans la mise en place et le bon fonctionnement de cette tombola du jeudi 14 H au dimanche fin de journée.
 Fin de journée parce que : point final de la caisse, rangement du petit matériel l'après-midi et pliage des étoffes et décoration de l'estrade.
 Mais aussi et surtout ANIMATION DE LA LOTERIE.
 Pour mémoire, je te rappelle que René est le responsable et animateur principal. Il est aidé et relayé par Gérard et Francis D.
 Je propose que la loterie soit dès le samedi AM  mise en valeur sur l'estrade et en fonction du dégagement des lots tombola, placée au centre. Qu'il y ait deux ou trois autres lots "consolante", choisis dans les lots tombola.

Depuis cet été, je collecte des cartons de tailles moyennes pour le transport des lots.

Jeudi - 14H30  : Martine et René, Francis D. et moi.
Aménagement intérieur de la fourgonnette et conducteur : Jean-Paul qui se charge des formalités auprès de Xavier.
Vendredi  - 9 H : Déchargement des lots à l'arrière de la Halle d'Occitanie : prévoir trois personnes (hommes !) à l'arrivée pour le transfert rapide des cartons sur l'estrade et, si possible, cartons pairs d'un côté et cartons impairs de l'autre ; ce qui facilite ensuite grandement le classement, le repérage et la remise des lots. Précieux conseil donné déjà il y a plusieurs années par Martine G. et qui est efficace.
Marie-Hélène, Martine et René ? (Loterie 1 € ?), Brigitte, Jacqueline, Gilles,Lene et Jean-Louis ?, moi.
Samedi  matin :  Marie-Hélène, Martine et René ?, Jacqueline, Simone B., Lene et Jean-Louis, moi.

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